Méthode GTD

Cette méthode très connue nous vient des états unis, c'est d'ailleurs le titre d'un livre de David Allen publié en 2001. Elle est applicable aussi bien à notre vie personnelle qu'à notre vie professionnelle.

Le principe :

Vous avez trop de choses à penser ou à faire et il vous arrive d'en oublier. Le but va donc être de les "récolter" au fur et à mesure pour pouvoir les traiter ensuite.

1. Récolter :

Tout d'abord, on regroupe les "ampoules" dans différentes boites, le moins possible pour ne pas s'éparpiller :

• un carnet pour tout ce à quoi vous pensez
• une boite pour les papiers qui arrivent ou objets à réparer (s'ils sont trop gros, notez le problème dans le carnet)
• une boite mail
• une boite vocale (téléphone)

Pour ne rien oublier, il est possible de s'aider des listes aide-mémoire du tableau ci dessus. Il faut se vider la tête.

Pour ce qui est physique, chaque chose devra être traitée, donc le plus simple pour commencer est de tout mettre dans la boite (et oui !!).

2. Réfléchir

Maintenant, on va s'occuper de chaque boite, une à la fois. Attention, je n'ai pas dit faire l'action, mais réfléchir à ce que l'on doit faire. On prend donc les "ampoules" une par une.

Qu'est ce que c'est ? Dois je faire quelque chose avec ?

• Si la réponse est NON, il y a deux solutions :
• c'est devenu obsolète, donc poubelle
• cela peut servir un jour (papiers importants, photos, livres de référence, etc), donc réserve.
• Si la réponse est OUI, on passe à la question suivante.

Est ce rattaché à un projet en cours ? (le projet est un ensemble d'actions)

• Si la réponse est NON, créer le dossier et le mettre en réserve, nous nous en occuperons en temps voulu. Attention, s'il s'agit d'une action urgente, on passe à la question suivante.
• Si la réponse est OUI,  Lequel ? et deux nouvelles questions.

Quel est le résultat recherché ?

Quelle est la prochaine plus petite action physique à réaliser pour avancer vers ce résultat ?

La question du résultat va nous aider à trouver la meilleure action à réaliser. Elle doit toujours être très précise et pour cela commencer par un verbe d'action. Elle doit être courte (entre 2 et 20 minutes) et non fractionnable. Il est possible de l'exécuter tout de suite.

Une fois, votre 1ère "3PA" déterminée, il y a trois possibilités :

• Elle prend moins de 2 minutes, je la fais tout de suite.
• Elle doit être effectuée à une date limite ou un moment précis, je la reporte. Je note l'action dans mon agenda et je place le dossier dans la bannette "ACTION".
• L'action peut être faite par quelqu'un d'autre, je la délègue. J'informe la personne à qui je délègue l'action, je bascule le dossier dans la bannette "EN ATTENTE DE".

3. Organiser

Pour mener à terme nos différentes missions, nous allons avoir besoin de matériel pour s'organiser.

•  Trois corbeilles : 
• "AMPOULES" ou "ARRIVEE", pour la collecte.
• "3PA" ou "EN COURS", pour les projets actifs.
• "EN ATTENTE", pour les projets avec des actions déléguées.  

Pour les e.mails, la boite de réception sert de boite d'arrivée. Au fur et à mesure que les 3PA sont définies, les messages sortent de la boite de réception et sont conservés dans des dossiers. Attention, ils doivent porter le même nom qu'ils soient virtuels ou physiques. 

• Un carnet ou PDA :
• pour noter les ampoules
• pour noter les 3PA

Attention, à bien différencier les deux pour pouvoir s'y retrouver.

• Un agenda

Il va nous permettre de noter les actions reportées. Pensez à indiquer en même temps les coordonnées de la ou des personnes, le lieu et les documents à apporter lors du rendez vous.

Vous pouvez le compléter d'un échéancier si vous manipulez beaucoup de documents.

• Un classeur "BIBLE" ou "MANUEL DES PROCEDURES"

Il servira à noter d'une part les rituels pour les actions récurrentes, d'autre part à conserver les check-lists des actions récurrentes mais irrégulières. 

Que ce soit pour votre réserve ou pour vos dossiers en cours, vous devez adopter un rangement efficace et garder un espace de travail dégagé. Le but est de gagner du temps et de pouvoir déléguer facilement.

• Pour chaque projet, créer une chemise, un dossier dans la messagerie et un dossier sur votre disque dur. Ils doivent bien sûr porter le même nom puisqu'il s'agit du même projet.

• Au niveau du rangement, il faut suivre les 5 commandements de base :
• limiter le nombre de gestes (si possible 3)
• limiter la distance selon l'utilisation (plus vous l'utilisez, plus il est près)
• étiqueter (de façon lisible, explicite et adaptée)
• trouver une place logique en fonction de l'utilisation
• éviter la catégorie divers (fourre tout).

• La réserve doit être accessible et permettre un rangement aisé des objets. Il semble également nécessaire de faire le tri régulièrement pour éliminer tout ce qui est devenu obsolète.

4. Faire le point

Pour que la méthode fonctionne, il faut régulièrement faire le point.

Tous les jours, matin et soir, consulter :

• vos boites d'arrivée (bannette, boite mail et téléphone)
• votre agenda aujourd'hui et demain, pour préparer vos affaires
• votre liste 3PA pour
• marquer les actions effectuées
• éliminer celles qui n'ont plus raison d'être
• mettre à jour la liste
• repérer celles qu'on peut faire rapidement
• coder les actions par contexte
• votre échéancier (éventuellement)
• votre bannette "en attente de" pour relancer si besoin.

Une fois par semaine, prévoir entre 30 minutes et 2 heures pour :

• vider complètement les différentes boites d'ampoules
• faire une récolte d'ampoules à partir de la liste de déclencheurs (tableau)
• reprendre les notes de la semaine et les traiter
• faire une recherche de 3PA à partir du planning de la semaine écoulée et de celle à venir
• reprendre les dossiers en attente
• mettre à jour la liste de 3PA avec les dossiers associés
• consulter les dossiers en réserve et voir s'ils doivent passer en mode action
• préparer les check lists nécessaires pour la semaine.

5. Mise en application

Plusieurs critères entrent en compte au moment de passer à l'action :

• le contexte (lieu, action, urgence) à repérer par un symbole sur la liste 3PA.
• le temps dont on dispose
• notre énergie en fonction du moment de la journée
• l'importance de la tâche.

Enfin, pour ne pas avoir l'impression de travailler toujours dans l'urgence, il faut anticiper et planifier le plus possible (rétroplanning)

Pour permettre d'avoir une idée du temps nécessaire à chaque tâche, il est utile au début de chronométrer.
J'ai établi un classeur "emploi du temps" pour m'aider à programmer mes différentes tâches.
Cela peut sembler fastidieux, mais on gagnera du temps pour la planification ensuite.